Por la cual se modifica la Resolución 3374 de 2000 en cuanto al mecanismo de transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y su ámbito de aplicación

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS, a través de la plataforma de Integración de datos — PISIS del Sistema de Información de la Protección Social — SISPRO, así como ampliar las entidades obligadas a reportar, mediante la modificación en tal sentido, de la Resolución 3374 de 2000.

Modifícase el numeral 2 del artículo 1 de la Resolución 3374 de 2000, el cual, quedará así: 2. Entidades administradoras de planes de beneficios: Son las entidades responsables de la prestación de servicios de salud a una población específica, en razón de un plan de aseguramiento o por disposición del SGSSS, tales como: las Entidades Promotoras de Salud -EPS- y las que se les asimilen, para el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud para los servicios de salud cubiertos con recursos de oferta; las compañías de seguros para accidentes de tránsito, pólizas de hospitalización y cirugia o cualesquiera otra protección en salud; el Fondo de Solidaridad y Garantía de la Salud -FOSYGA- para accidentes de tránsito y eventos catastróficos, las administradoras de planes de beneficios en regímenes especiales de seguridad social y las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL.

Modificase el artículo 10 de la Resolución 3374 de 2000, el cual, quedará asi: “ARTÍCULO DÉCIMO.- Procesos informáticos para la generación de datos de la prestación de servicios de salud: Las entidades administradoras de planes de beneficios están obligadas a garantizar la confiabilidad. seguridad y calidad de los datos sobre la prestación individual de servicios de salud; la entrega oportuna al Ministerio de Salud y Protección Social y la conformación de su propia base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada. Las direcciones departamentales, distritales y locales de salud, que actúen como administradoras para la prestación de servicios de salud a la población vinculada y a los beneficiarios del régimen subsidiado cubiertos con servicios de salud por fuera del POS-S, que sean financiados con recursos de oferta, deberán llevar a cabo los mismos procesos informáticos y conformar la base de datos de los servicios prestados a la población, dentro de su ámbito territorial. resoLución núme: 01531 og 2014 2 8 ABR 2014 HoJANno 3DE7 Estos procesos informáticos también se aplican al manejo de datos sobre prestación de servicios individuales de salud por eventos catastróficos, accidentes de tránsito y riesgos profesionales, sin perjuicio de los demás requerimientos especiales que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social, para estos casos. Para los anteriores efectos, las administradoras de planes de beneficios en salud son responsables de los siguientes procesos informáticos: 1. En la actualización de datos, deben recibir la información enviada por los prestadores de servicios de salud, verificar su procedencia y el período reportado e integrar los datos recibidos para conformar la base de datos de prestación de servicios de salud de su población usuaria. 2. En la validación de los datos, deben verificar que la estructura de los archivos corresponda a la establecida; que los datos sean consistentes y verificar que los campos estén diligenciados correctamente. 3. En la organización de la información para ser enviada al Ministerio de Salud y Protección Social, deben generar, a partir de su base de datos de prestación de los servicios individuales de salud, los datos organizados que requiere el Sistema Integral de Información del SGSSS. Este proceso de organización, debe incluir los datos que éstas generan en forma primaria. 4. En la transferencia de datos al Ministerio de Salud y Protección Social, deben enviar los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud — RIPS-, a través de la plataforma de Integración de datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social — SISPRO desde sus instalaciones, según el anexo técnico “Envío de información de registros individuales de prestación de servicios de salud, al Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la plataforma PISIS”. Las entidades administradoras de planes de beneficios deben transferir los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud — RIPS - dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción, validación y aceptación. Cuando los prestadores hayan transferido Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud — RIPS - correspondientes a meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlos en el reporte del mes, aclarando que dicha información corresponde a otro lapso”.

Anexo técnico. Hace parte integral de la presente resolución el Anexo Técnico “Envío de información de registros individuales de prestación de servicios de salud, al Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la plataforma PISIS”: en consecuencia, los archivos comprimidos de PISIS deben cumplir con el formato estándar allí establecido.

Inicio del envío de datos. El envío de datos de RIPS a través de la plataforma PISIS, en las condiciones establecidas en el presente acto administrativo, deberá realizarse a partir del 1 de junio de 2014, con los mismos archivos que se vienen reportando actualmente de acuerdo con fa Resolución 3374 de 2000. En el reporte de un periodo determinado pueden incluirse atenciones prestadas de meses o años anteriores. Cuando los prestadores de servicios de salud hayan RESOLUCIÓN NÚMERO: 01531 DE 2014 2 8 ABR. 2014 HOJA No 4DE7 transferido Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud — RIPS - correspondientes a meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlos en el registro del mes que se está reportando.

Autenticación para el envío. Las entidades obligadas a reportar el envío de datos de RIPS al Ministerio de Salud y Protección Social, deben utilizar el nombre de usuario y clave de acceso asignada para los envíos a través de la plataforma PISIS. En caso de no contar con esta información, ésta debe solicitarse a través de la plataforma PISIS en el portal del SISPRO (www.sispro.gov.co, opción “Transacciones y recursos”).

Retroalimentación de la información. El Ministerio de Salud y Protección Social a través de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación — OTIC o la dependencia designada, realizará el proceso de validación y retroalimentación de errores e inconsistencias a las entidades obligadas a reportar, con el fin de que estas hagan las correcciones y las envíen en el siguiente periodo de reporte.

Seguridad de la información. Todas las entidades obligadas a reportar deben garantizar el cumplimiento de los principios rectores para el tratamiento de datos, consagrados en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y las normas que los modifiquen o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso. Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Soporte y asistencia técnica. Con el propósito de brindar asesoría y asistencia técnica el Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Mesa de Ayuda de PISIS, cuyo detalle de operación se especifica en el anexo de la presente resolución.

Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el numeral 2 del articulo 1 y el artículo 10 de la Resolución 3374 de 2000 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

LEJAXDRO GAVIRIA URIBE inistro de Salud y Protección Sociaf resoLución námerió: 01531 pe 2014 2 8 ABR 2014 HOJA No 5DE7 ANEXO “ENVÍO DE INFORMACIÓN DE REGISTROS INDIVIDUALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD, AL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA PISIS” Las entidades obligadas a reportar enviarán al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud por medio de archivos comprimidos que contienen los mismos que se vienen reportando actualmente, de acuerdo con la Resolución 3374 de 2000. 4. ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS COMPRIMIDOS 1.1 Especificación del nombre de los archivos. El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar: Módulo de Identificador del módulo de información: RIPS información Tipo de Fuente 170 Fuente de la Información - Entidades | 3 El Administradoras de Planes de Beneficios — EAPBs Tema de información | RIPS Conjunto de archivos de prestaciones de salud, | 4 Si recién nacidos y medicamentos Fecha de Corte AAAAMMDD Debe corresponder al último día calendario del | 8 E] mes de las atenciones remitidas al Ministerio de Salud y Protección Social. Por ejemplo 20140228. Tipo de Identificación | N! Tipo de identificación de la entidad reportadora de 2 Si de la Entidad DE la información. DI MU NI - Si es una EAPB se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. DE - Si corresponde a una dirección territorial del orden departamental se debe especificar DE. DI. - Si corresponde a una dirección territorial del orden distrital, se debe especificar Di. MU - Si corresponde a una dirección territorial del orden municipal, se debe especificar MU. Número de 999999999999 Número de identificación de la EAPB y entidades | 12 si Identificación de la territoriales. que envían los archivos, de acuerdo Entidad reportante con el tipo de identificación del campo anterior: - Si el tipo de identificación de la EAPB es NI diligencie el Número de Nit, sin dígito de verificación, - Si el tipo de identificación de la EAPB es DE diligencie el Código Divipola del DANE para el departamento de 2 digitos - Si el tipo de identificación de la EAPB es DI diligencie el Código DIVIPOLA del DANE para los distritos de 2 digitos - Si el tipo de identificación de la EAPB es MU diligencie el Código DIVIPOLA del DANE para los municipios, 2 digitos para el departamento y tres digitos para el municipio Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Por Ejemplo: 000860999123 resoLución6méko 01531 pe 2014 2 8 ABR 20% -— nosAno 6DE7 000000000025 Régimen al cual corresponde la información | 1 Si reportada en el archivo: € régimen contributivo S régimen subsidiado O otros regimenes Corresponde al número consecutivo que la | 2 si entidad asigna al archivo consolidado de prestaciones; es usado para distinguir de manera Consecutivo de 99 única cada archivo enviado. archivo Régimen Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Extensión del archivo] -DAT Extensión del archivo. 4 St Nombres de archivos comprimidos: RIP7ORIPSAAAAMMDONDOOOOOOOOXXXCSO.DAT A RIP17ORIPSAAAAMMDONIOOOO0000000S99.DAT taciones de RIP170RIPSAAAAMMDONDOO000000000(099.DAT 39 de pr RIP17ORIPS — | RIP17ORIPSAAAAMMDDDEXXXXXXX00000(099.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDDIXXXXXO00000(099.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDMUIOO000000000099 DAT 1.2 Contenido del archivo comprimido. El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características: - Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a .DAT. - Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, los cuales no son validados en PISIS y las estructuras de estos archivos son las descritas en el Anexo Técnico de la Resolución 3374 de 2000, asi: Nombre Archivo Tipo de Archivo Plano Periodo del archivo CTMMAAAA CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así: USMMAAAA US Archivo de usuarios MM: mes AAAA:; año APMMAAAA AP Archivo de procedimientos El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y — mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que ACMMAAAA AC Archivo de consultas los contiene. AHMMAAAA AH Archivo de hospitalización Ejemplo: AUMMAAAA AU Archivo de urgencias Nombre del archivo comprimido: ANMMAAAA AN Archivo de recién nacidos RIP170RIPS20140731NDO0000X0XXXC99.DAT AMMMAAAA AM Archivo de medicamentos El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos con extensión txt: US072014.t AP072014.bt ACO72014.txt AHO72014 bt AUO072014.bd ANO072014.txt AMO072014.txt La plataforma PISIS, en el momento de recibir los archivos, notificará automáticamente el recibo de los mismos a la entidad obligada a reportar RIPS. ¡a a/ ResoLución NómÍeRO 01531 nez014 28 ABR 2014 HOJANo 7DE7 2. PROCESO DE VALIDACION Y CARGUE El Ministerio de Salud y Protección Social, luego de recibir en su plataforma PISIS los archivos reportados por las entidades obligadas a reportar archivos de RIPS, procederá al proceso de validación y cargue de estos en las respectivas bases de datos. El resultado de la validación será enviado a las entidades que reportaron el dato, para lo cual, estas deben inscribir en el correo ripsG2minsalud.gov.co los siguientes datos: 4. Correo electrónico oficial Donde se reportará si el resultado de la validación fue cero errores o los archivos (.err) con los errores, cuando estos no superen el límite de tamaño para ser enviado por este medio. 2. Dirección, teléfonos fijos y celular del responsable del proceso de RIPS (se reportaran la dirección que indique la EAPB, en medio magnético, los errores cuando estos superen el tamaño permitido para enviarlos por correo electrónico). 3. Nombre de la persona responsable del proceso de la EAPB, con quien se interactuará en los procesos de retroalimentación y asistencia técnica. 4. MESA DE AYUDA RIPS El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de una mesa de ayuda de RIPS para brindar asistencia técnica en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. a través de los siguientes medios: Teléfono en Bogotá: 5953525, opciones 1, 1, 2 Línea gratuita nacional. 018000-952525 opciones 1, 1,2 Desde el celular marque 100, opciones 1, 1, 2 Correo electrónico: soportepisisysynapsis-it.com Descarga de lineamientos de RIPS desde el Portal Web http://www.sispro.gov.co/transacciones y recursos/Prestaciones de servicios de salud/RiPS.