GULLERMO ALFONSO JARAMILLO MARTÍNEZ Ministro de Salud y Protección Social
E
probó: o aime Urrego R. Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios | 4) Ye _Edilma Marlen Suárez Castro, Directora de Desarrollo del Talento Humano la-Sálud EN
enry Díaz Dussan. Jefe Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación —TIC Rodolfo Salas. Director Jurídico, 5 No
Directora Zidico
RESOLUCIÓN NÚMERO? $ 135 9 DE 0 1 SEP. 2023 2023 HOJA No. 5
en Salud -ReTHUS” .
Anexo Técnico
REPORTE DE INFORMACION DE PERSONAS TITULADAS Y CERTIFICADAS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Las entidades obligadas a reportar deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de personas tituladas y certificadas en programas del área de la salud. Para este anexo técnico se definen cuatro capitulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
a. Estructura y especificación del nombre del archivo.
El nombre de los archivos de la información de instituciones educativas debe ser enviada por las instituciones de formación para el trabajo y el desarrollo humano que se encuentran aprobadas para ofrecer programas de formación en salud, las instituciones de educación superior que se encuentran aprobadas para ofrecer programas de educación en salud y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), debe cumplir con el siguiente estándar:
E lg Componente Valores 3 5 del nombre de; permitidos o Descripción Sl archivo formato E 1 Módulo de | THS Identificador del módulo de información 3 si información Las instituciones de formación para el trabajo y el desarrollo humano. o de [222 Las instituciones de educación superior. 3 si Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Tema de | RGPS RGPS - Información de reporte de titulados (y 4 si información certificados) de programas en salud Fecha de | AAAAMMDD Fecha de corte de la información reportada. corte Corresponde al último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar 8 si ningún tipo de separador. Ejemplo: 20211231 Tipo de Tipo de identificación de la entidad que reporta la identificación NI información. 2 si de la entidad - Se debe especificar Nl correspondiente al tipo reportadora de identificación NIT. Número de Número de identificación de la entidad que envía identificación los archivos, de acuerdo con el tipo de de la entidad identificación del campo anterior: que reporta - Número de Nit sin incluir el digito-de verificación O099ILIGA para tipo de Identificación NI. 12 SÍ Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda sies necesario para completar el tamaño del campo. - Ejemplo: 000860999123 |
RESOLUCIÓN NÚMERO 1 359 De 01 SEP 2023 2023 HOJA No. 6
sg Componente Valores 315 del nombre del permitidos o Descripción > 7 archivo formato s|2 | Extensión Axt Extensión del archivo plano. 4 si del archivo NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud; Reporte de información de personas tituladas y certificadas por instituciones educativas en THS222RGPSAAAAMMDODNI999999999999.txt 36 Colombia
b. Contenido del archivo.
El archivo de la información de personas tituladas y certificadas por instituciones educativas en Colombia está compuesto por un único registro de contro! (Registro Tipo 1) utilizado para identificar a la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada asi:
Registro Descripción Reporte
Tipo 1 Registro de control Obligatorio
Tipo 2 Registro de detalle de datos personales y de Obligatorio identificación
Tipo 3 Registro de detalle de datos académicos Obligatorio
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1. REGISTRO TIPO 1 — REGISTRO DE CONTROL
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
_ o 3 2 ENS 2 5 No. Nombre del campo 5 ES E Valores permitidos E £ SÉS z O | Tipo de registro 1 N] 1: valor que significa que el registro es de| S control 1 [Tipo de Identificación 2 A| Se debe especificar NI correspondiente al tipo] SÍ de ta entidad que de identificación NIT reporta 2 |Número de 12 N| Número de identificación de la entidad quel SÍ identificación de la envía los archivos, de acuerdo con el tipo de entidad que reporta identificación del campo anterior. - Número de NIT sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI. 3 |Fecha de reporte de la 10 F|En formato AAAA-MM-DD. Debe| si información corresponder a la fecha del reporte y concordar con ta fecha de corte del nombre del archivo. Ejemplo: 2021-12-31 4 |Número total de 10 N| Debe corresponder a la' cantidad de registros | SÍ registros de detalle tipo 2, contenidos en el archivo. Si existen más contenidos en el registros será la suma de todos los registros. AN archivo 7 A
RESOLUCIÓN NÚMERO 12435 9 ng 0 1 SEP 2023 2923
HOJA No. 7
b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DE DATOS PERSONALES Y DE
IDENTIFICACIÓN
Mediante el Registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información de datos personales y de identificación. Los registros se identifican de manera única mediante los campos dos (2) y tres (3) de la siguiente tabla, por lo cual, no deben repetirse.
33, 3 E si E No. Nombre del campo 5% 3 E Valores permitidos 3 38 a E [4 O | Tipo de registro 1 N (2: valor que significa que el registro es del SÍ detalle de datos personales. 1 | Consecutivo de registro 10 N | Número consecutivo de registros de detalle | SÍ dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. 2 | Tipo de identificación de 2 A | Tipo de identificación de la persona a| SÍ la persona a reportar reportar. Valores permitidos: CC_ | Cédula de ciudadania CE Cédula de extranjería TI Tarjeta de identidad PT Permiso por protección temporal 3 | Número de 17 A | Número de Identificación de la persona a| SÍ identificación de la reportar, sin puntos, comas o guiones, persona a reportar 4 [Primer apellido de la 60 A | Ejemplo: PEREZ El] persona inscrita 5 | Segundo apellido de la 60 A | Ejemplo: PEREZ. En caso de que la persona | NO persona inscrita carezca de segundo apellido, el campo debe estar vacio, 6 |Primer nombre de la 60 A | Ejemplo: PEDRO si persona inscrita 7 |Segundo nombre de la 60 A | Ejemplo: JUAN. En caso de que la persona | NO, persona inscrita carezca de segundo nombre, el campo debe estar vacio. - 8 | Indicador de 1 A | Indicador de actualización del registro: s| actualización del registro l: Insertar nuevo registro en el sistema A: Actualización de la información del registro E: Eliminación del registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reportar "I” en este campo
b.3 REGISTRO TIPO 3 — REGISTRO DE DETALLE DE DATOS ACADÉMICOS
Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información de datos académicos. Los registros se identifican de manera A los campos dos (2), tres (3) y siete (7) de la
siguiente tabla, por lo cual, no deben repetirse
RESOLUCIÓN NÚMERO? 141359 og 01 SEP 2023 2073
HOJA No. 8
Tipo de programa
Valores permitidos:
AUX_| Auxiliar
TCP | Técnico profesional
TEC | Tecnología
UNV_| Universitaria
ESP | Especialización
MTA_| Maestría
DOC | Doctorado
o] o o
¿sele z
No. Nombre del campo ES $ E Valores permitidos 2 Su o
3 13
O | Tipo de registro 1 N|3: valor que significa que el registro es de| SÍ detalle de datos académicos.
1 | Consecutivo de registro 10 | N|Número consecutivo de registros de detalle| Si dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo.
2 | Tipo de identificación de 2 A| Tipo de identificación de la persona a reportar. | SÍ
la persona a reportar. Valores permitidos: CC _ | Cédula de ciudadanfa CE_ | Cédula de extranjería Ti Tarjeta de identidad PT Permiso por protección temporal 3 | Número de 17 | A|Número de identificación de la persona al SÍ identificación de la reportar, sin puntos, comas o guiones. persona a reportar
4 | Código tipo institución 1 N| Tipo de institución de la persona a reportar. | SÍ Valores permitidos:
1 Educación superior
2 | Educación para el trabajo y el desarrollo humano
3 | Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
5 | Código de la institución 12 | N[Código de la institución donde la persona| SÍ inscrita obtuvo el certificado o titulo, según la codificación SNIES (Sistema Nacional de Información de la Educación Superior), SIET (Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano) o SENA Ver tablas de referencia en https://Web.sispro.gov.co, así:
- SNIES: InstitucionEducacionSuperiorSNIES - SIET:InstitucionFormacionTrabajoyDesarrol loHumanoSIET - SENA: THSSedesSENÑA 6 3 A|Tipo de programa de la persona a reportar] SÍ
RESOLUCIÓN NÚMERO 43539 DE 01 SEP 2023 2023 HOJA No. 9
Código del nombre del 5 A | Código de identificación del programa en el cual] SÍ programa la persona inscrita obtuvo el certificado o título, según la codificación SNIES (Sistema Nacional de Información de la Educación Superior), SIET (Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano) o SENA (en caso de que el programa no se encuentre en las tablas SNIES o SIET). Ver tablas de referencia
en https://web.sispro.gov.co, asi.
- SNIES: ProgramaEducacionSuperiorSNIES - SIET: ProgramaEducacionSIET - SENA: THSProgramasSENA
Fecha de certificación o 10 | F|Formato AAAA-MM-DD, SI graduación, según
corresponda.
indicador de 1 A| Indicador de actualización del registro: El actualización del
registro l: Insertar nuevo registro en el sistema
A: Actualización de la información del registro E: Eliminación del registro reportado por error
Para el primer reporte de información, se debe reportar “l” en este campo
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con tas siguientes especificaciones técnicas:
a.
b.
En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión. txt
Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|). Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacio y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacio se reportará asi: dato1|idato3.
Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("”) ni ningún otro carácter especial.
Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
Las longitudes de campos definidas en los registros de contro! y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro, +
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente
RESOLUCIÓN NÚMERO” * 1399 DE OUSEP 20M 2023 HOJANO. 10
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.
Registrar entidad: httos://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro
Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en linea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea:
hitos: //web.sispro. gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes,aspx
Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS:
El procedimiento se encuentra detallado en la Guia de Usuario de Seguridad en
httpos://web, sispro. gov.co
Control de calidad de los datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:
+ Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
+ Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, este Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
https: //www.sispro. gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en e! siguiente enlace:
https: //web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ aspx
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
El envío de la información debe efectuarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la certificación de aptitud ocupacional o del diplomfá de grado de la persona que será reportada por tas instituciones educativas, según corresponda,
A, a =