Por la cual se definen las condiciones generales para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT)

Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales, así como las reglas técnicas para la afiliación y reporte de novedades para la operación del Sistema de Subsidio Familiar - SSF en el Sistema de Afiliación Transaccional — SAT.

Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las cajas de compensación familiar, a los empleadores, a los trabajadores dependientes, a los trabajadores independientes y pensionados afiliados voluntarios al Sistema de Subsidio familiar, a la Superintendencia de Subsidio Familiar, a los pagadores de pensiones y, en general, a toda persona natural o jurídica que por virtud de la ley esté obligada a afiliar y reportar novedades al Sistema de Subsidio Familiar así como aquellos que se afilien de manera voluntaria a este Sistema Parágrafo. Las disposiciones previstas en la presente resolución no aplican a las entidades públicas de que trata el inciso segundo del articulo 17 de la Ley 344 de 1996 y a las señaladas en el artículo 13 de la Ley 21 de 1982.

Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones: 3.1. Autenticación: es el proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT. RESOLUCIÓN NÚMERO, 31126 DE 2020 HOJA N? 3 Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional — SAT” 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. Autorizaciones: son permisos, consentimientos o aprobaciones que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que este requiera. Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT. Paz y salvo: es el documento que la Caja de Compensación Familiar otorga a! afiliado, cuando solicite su desafiliación. Registro: es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación. Rol: es ta condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones. Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT. Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones propias del Sistema de Subsidio Familiar.

Roles para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional SAT. Para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional - SAT, se establecen los siguientes roles: 4.1 4.2 Rol Caja de Compensación Familiar: condición del representante legal de una Caja de Compensación Familiar-CCF, o a quienes autorice o delegue en el SAT, para: 4.1.1 Consultar las transacciones que realicen sus afiliados, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación y reporte de novedades de su población afiliada. 4.12 Efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar y las otorgadas por el mecanismo de Protección al Cesante en el Sistema de Seguridad Social Integral. Rol Empleador Persona Jurídica: condición del representante legal de una persona jurídica que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación, reporte de novedades, y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar. Rol Empleador Persona Natural: condición de una persona natural que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación y reporte de novedades y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de del Sistema de Subsidio Familiar, Rol Ministerio del Trabajo: condición del representante legal del Ministerio del Trabajo, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema de Subsidio Familiar sobre la afiliación y novedades del Sistema de Subsidio Familiar, y administrar la asignación de roles que apliquen. 7 JUL 2020 RESOLUCIÓN NÚMERO... ¿1126 pe 2020 HOJA N' 4 4.5 Rol Persona Natural: condición de una persona natural, nacional o extranjera, que efectúa la transacción de afiliación y reporte de novedades que atecten el estado de la afiliación o la condición del afiliado o de las personas a cargo, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar. 4.6 Rol Superintendencia de Subsidio Familiar: condición del representante legal de la Superintendencia de Subsidio Familiar, o a quien este autorice o delegue para consultar las transacciones efectuadas por tos actores del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT, así como para efectuar el reporte de información de las actuaciones que se relacionen con las cajas de compensación familiar. 4,7 Rol Pagador de Pensiones: condición del representante legal de una entidad pagadora de pensiones, o a quien este autorice o delegue para efectuar las transacciones y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar. CAPÍTULO II REGLAS GENERALES DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL Artículo 5, Operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional. Los usuarios registrados en el portal web www miseguridadsocial gov co podrán realizar las transacciones de afiliación, reporte de novedades y consultas al Sistema de Subsidio Familiar, según los roles y niveles de acceso que les sean asignados y conforme con los términos establecidos en la normatividad vigente. Ej SAT validará y dispondrá las fuentes de referencia que permitan que en el registro de la afiliación, la caja de compensación familiar cuente con la información requerida. La operación del SAT no releva a las Cajas de Compensación Familiar del cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la afiliación y derivadas de esta, así como la de verificación de novedades.

Identificación de los usuarios del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT. La identificación y datos básicos de los usuarios en el SAT serán validados contra la información de referencia disponible. Los datos básicos de identificación de los usuarios que sean ingresados al Sistema de Afiliación Transaccional deberán coincidir con la información de referencia. Si la información es coincidente no será necesario allegar documentación soporte. Si no es coincidente o no existe en la información de referencia del SAT, el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales, en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos para acreditar la identificación. En todo caso, no se podrán exigir documentos que reposen en la información de referencia del SAT

Funcionalidades para el Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional-SAT. El SAT dispondrá para el Sistema de Subsidio Familiar, en una primera etapa, las siguientes funcionalidades: 7.1 Afiliación a una Caja de Compensación Familiar. Esta funcionalidad permitirá efectuar la afiliación a una caja de compensación familiar, de conformidad con la normativa del Sistema de Subsidio Familiar, y comprende la afiliación de empleadores, -=7 JUL 202) RESOLUCIÓN NÚMERO +. 7. 1126 pe 2020 HOJA N? 5 Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional -- SAT" 7.3 la afiliación voluntaria de trabajadores independientes y la afiliación voluntaria de pensionados, y tendrá en cuenta: El solicitante seleccionará de manera libre y voluntaria ia Caja de Compensación Familiar a la que se desea afiliarse, para lo cual el SAT dispondrá de forma aleatoria el logotipo de cada una de las Cajas de Compensación Familiar autorizadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar, de acuerdo con el ámbito territorial. El SAT registrará la selección y validará frente a sus fuentes de referencia si el solicitante ya se encuentra afiliado a una caja de compensación familiar en el ámbito territorial donde está realizando la afiliación. En caso de no encontrarse afiliado, el Sistema le dispondrá la información correspondiente para su registro y envío a la caja de compensación familiar seleccionada, de acuerdo con la normativa vigente. En caso de que el solicitante ya se encuentre afiliado en el mismo ámbito territorial, se le informará esta situación. El SAT enviará en línea, a la caja de compensación familiar seleccionada, el registro de afiliación efectuado por el empleador, trabajador independiente o pensionado registrado en el portal web “www.miseguridadsocia!.gov.co”, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. Una vez la caja de compensación familiar recibe la información deberá efectuar el proceso de verificación y enviará en línea al SAT la confirmación, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. El SAT registrará la confirmación que remita la caja de compensación familiar, actualizará su sistema de información y notificará al solicitante, y al pagador de pensiones cuando se trate de los pensionados afiliados voluntarios. Desafiliación a una caja de compensación familiar. Esta funcionalidad permitirá efectuar la desafiliación a una caja de compensación familiar, de conformidad con ta normativa del Sistema de Subsidio Familiar, y comprende la desafiliación de empleadores, trabajadores independientes, pensionados, que se encuentren registrados en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente: El SAT registrará la solicitud de desafiliación, validará frente a sus fuentes de referencia si el solicitante no se encuentra en mora, y enviará en línea a la caja de compensación familiar la solicitud. Esta deberá efectuar el proceso de validación y enviar en línea al SAT la respuesta dentro del término establecido en la normativa vigente, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. El SAT registrará la respuesta que remita la Caja de Compensación Familiar, * actualizará su sistema de información, y notificará al solicitante o al pagador de pensiones, cuando aplique. Reporte de novedades. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan el reporte de las novedades de inicio de relación laboral, terminación de relación laboral, suspensión temporal del contrato de trabajo, licencia remunerada, licencia no remunerada, modificación de salario, reliquidación de la mesada pensional y retiro definitivo de la empresa al Sistema de Subsidio Familiar. El SAT notificará dichas transacciones a las cajas de compensación familiar en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. RESOLUCIÓN NÚMERO" 7 "1126 DE 2020 HOJA N' 6 Continuación de ta resolución “Por la cual se definen las condiciones generales para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional - SAT" 7.4 inclusión y exclusión de personas a cargo. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan la inclusión y exclusión de personas a cargo, de acuerdo con la normativa vigente, y según lo establecido en la estructura de datos establecida en el Anexo Técnico que se adopte para tal efecto. 7.5 Pérdida de la afiliación por causa grave. El SAT dispondrá la funcionalidad que le permita a las Cajas de Compensación Familiar reportar la pérdida de la calidad de miembro o afiliado de la respectiva Caja, en los términos establecidos en el artículo 45 de la Ley 21 de 1982.

Disposición de las transacciones efectuadas. El SAT reportará en línea a cada caja de compensación familiar, la información de las transacciones de afiliación y novedades en el Sistema de Subsidio Familiar de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores, la información de la afiliación de los trabajadores dependientes por los cuales se encuentren obligados a efectuar aportes al Sistema de Subsidio Familiar; de igual modo, dicho sistema dispondrá para consulta de los demás actores, según el rol y nivel de acceso que le sea permitido, la información relacionada con la afiliación y las novedades al Sistema de Subsidio Familiar.

Registro de información para afiliación a las Cajas de Compensación Familiar. Las cajas de compensación familiar registrarán en sus plataformas, la información dispuesta por el SAT, así: 9.1. Empleadores: nombre del empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y la manifestación acerca de si estaba o no afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar con anterioridad a la solicitud, identificación de la persona jurídica o natural a afiliar, paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, y la relación de trabajadores y salarios, para el caso de los empleadores. 9.2 Trabajadores independientes y pensionados: nombre completo del solicitante, domicilio, identificación, lugar de residencia, valor mensual de sus ingresos y declaración de la fuente de estos, y manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna caja de compensación familiar con anterioridad a la solicitud; paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, último reporte de pago de la mesada pensional, tratándose de pensionados. No se podrán exigir documentos que reposen en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad. Parágrafo. Se entenderá por certificado de paz y salvo el mensaje de datos que envía la caja de compensación familiar a la que se encontraba afiliado el solicitante, a través de! cual indica que este se encuentra al día en el pago de sus aportes a la fecha de la solicitud.

Puesta en operación de las funcionalidades del Sistema de Subsidio Familiar a través del SAT. La operación de las funcionalidades del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT se efectuará de forma gradual; durante el segundo semestre del 2020 se adelantará la validación y depuración de la información de afiliados del Sistema de Subsidio Familiar y su incorporación al SAT y entrarán en operación las funcionalidades establecidas en el artículo 7 de la presente resolución, en los términos y estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto, con excepción de la prevista en el numeral 7.4, la cual entrará en operación posteriormente.

Interoperabilidad. Las Cajas de Compensación Familiar deberán disponer de la infraestructura tecnológica que se requiera para interoperar en línea con el SAT. ES =7 JUL 2020 RESOLUCIÓN NÚMERO ;. ;. 1126De 2020 HOJA N*7

Reporte de información al Ministerio del Trabajo. El SAT dispondrá en línea al Ministerio del Trabajo, la información de las transacciones del Sistema de Subsidio Familiar, que hayan sido registradas a través del SAT y reportadas al SAT por las cajas de compensación familiar, en los términos y estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto. CAPITULO Il! OTRAS DISPOSICIONES

Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítuto 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

Divulgación del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. Las cajas de compensación familiar apoyarán la divulgación del proceso de afiliación y reporte de novedades de sus afiliados a través del Sistema de Afiliación Transaccional, por intermedio de sus oficinas de atención al afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el SAT dispondrá los tutoriales en el portal web www miseguridadsocial.gov.co.

Vigencia, La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

inistro de rotécción Social a Aprobo: w» Viceministra de Protección Social . Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones — OTIC Dirección de Regulación de la Operación del Aseguramiento en Satud, Riesgos Laborales y Pensionell- Directora A