Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e

Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado ­ "eKOGUI" es el único sistema de gestión de información del Estado, para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales.

. Objetivo. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, es la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como para monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República. El Sistema brindará mecanismos focalizados para la generación de conocimiento, la formulación de políticas de prevención del daño antijurídico, la generación de estrategias de defensa jurídica y el diseño de políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.

. Ámbito de aplicación. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado. Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. DECRETO NÚMIHtf1'" 205 2 DE HOJA No. 3 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "eKOGUI"\nArtículo 4°. . Lineamientos para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Los lineamientos generales para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, así como plan de vigilancia judicial para seguimiento y monitoreo de la información contenida en el mismo serán definidos por el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los cuales tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del presente decreto.

Protocolos, lineamientos e instructivos. Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del presente Decreto.

. Usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Para efectos de lo establecido en el presente Decreto, son usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, los funcionarios que ocupen los siguientes cargos o designaciones: Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces. Administrador del Sistema en la entidad. Apoderado de entidad. Secretario técnico Comité de Conciliación. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

, Funciones del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad o quien haga sus veces. Son funciones del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces frente al Sistema lInico de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes: 1. Coordinar el registro oportuno y la actualización permanente la información la actividad litigiosa de la entidad, en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurldica del Estado. Gestionar, de acuerdo con sus competencias y dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, el proceso de pagos de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia. 3. Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado ­ eKOGUI. ......... - 20 2 DECRETO NUMERO DE 'HOJA No. 4 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "eKOGUI"\nArtículo 8°. . Designación del administrador de la información reportada en Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado ­ las entidades de que trata este decreto, deberán eKOGUI. Los representantes legales asegurar el registro oportuno y la actualización permanente de información en Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, para lo cual, deberá designar como administrador del Sistema a un servidor que acredite título de abogado. nombre del servidor designado deberá ser informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente decreto. De no remitirse dicha información, se entenderá que la responsabilidad la administración del Sistema recae en representante legal de la entidad. Así mismo, cuando se presente cambio de administrador del Sistema se deberá informar a la Agencia dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación. Parágrafo. Los representantes legales de las entidades y organismos del orden nacional con sedes a nivel territorial, deberán designar, un administrador local para cada una de las quien cumplirá con las mismas funciones del administrador central. Artículo . Funciones del administrador del Sistema en la entidad. Son funciones del administrador del Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes: 1. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa Estado - eKOGUI en entidad. Gestionar con los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI en la entidad, solicitudes de verificación, corrección e incorporación información que realice la Agencia Nacional de Juríd del en los plazos que ésta establezca. Remitir, una vez notificada entidad, a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado las piezas procesales que configuren el litigio los procesos judiciales y trámites arbitrales donde la suma pretensiones supere Treinta y Mil Salarios Mínimos Legales Vigentes (33.000 SMLV). 4. Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con los instructivos que para el efecto expida Agencia Nacional de Defensa Jurídica del '-"'.u.... .., Crear, asignar claves de acceso e ¡nactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del - eKOGUI, a los usuarios de la entidad de conformidad con los instructivos que la Agencia expida para tal fin. 6. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, los procesos y trámites arbitrales dentro del Sistema Único Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, de conformidad con instrucciones impartidas por el Jefe de la Entidad o Jefe de la Oficina Jurídica. Informar a la Agencia dentro de los cinco (5) días siguientes cualquier ausencia absoluta o temporal de los usuarios del Sistema. DECRETO NUMiRÓ 2 052 DE HOJA No. 5 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "e KOGUI"\nArtículo 10°. . Funciones del apoderado. Son funciones del apoderado frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes: 1. Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo. 2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado e informar a la Agencia, dentro de los 15 días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia para su corrección. 3. Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin. 4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurldica del Estado. 5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin. Parágrafo. Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados externos a la entidad, se deberán incluir como obligaciones del contrato el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para los apoderados en el presente articulo.

0. Funciones del secretario técnico del Comité de Conciliación. Son funciones del secretario técnico del Comité de Conciliación frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes: 1. Convocar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación a sus miembros permanentes y los demás invitados. 2. Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, el orden del día para cada sesión de comité y las actas de cada sesión del comité.

. Funciones deljefe financiero o quien haga sus veces. Son funciones del jefe financiero o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e 'nformación de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, las siguientes: 1. Gestionar, de acuerdo con sus competencias y dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGU', el proceso de pagos de DECRETO NtrnERO 2052 DE HOJA No. 6 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "e KOGUI". sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia. 2. Vigilar que todos los procesos judiciales tengan el valor de la provisión contable registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI en caso de pérdida .

. Funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI. Son funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las siguientes: 1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad. 2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Parágrafo. Los usuarios del sistema, son los responsables directos por la veracidad y oportunidad de la información que ellos reporten en el mismo dentro del marco de sus competencias funcionales.

. Verificación. Los jefes de control interno de cada entidad verificarán el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente decreto a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con los protocolos establecidos por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia y enviarán semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, certificación sobre el resultado de la verificación, sin perjuicio de las acciones que se estimen pertinentes dentro de los planes de mejoramiento institucionales para asegurar la calidad de la información contenida en el Sistema.

. Infraestructura tecnológica. Los representantes legales de las entidades destinatarias de este decreto, deberán tomar las acciones que se requieran para que al interior de la entidad se cuente con los medios tecnológicos y de comunicaciones necesarios para acceder al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

. Restricción para las entidades públicas del orden nacional en el desarrollo de nuevos sistemas de información litigiosa. A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, las entidades públicas del orden nacional no podrán desarrollar sistemas de información que tengan el mismo objeto del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. DECRETO NtÍMERO 2 O5 2 DE HOJA No. 7 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "eKOGUI". La existencia y operación de sistemas de información de defensa judicial al interior de las entidades a las que se refiere este decreto, no las exime de usar y alimentar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. .

. Vigencia y Derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga el Decreto Nacional 1795 de 2007. PUBLíaUESE, y CÚMPLASE. Dado en Bogotá, D.C., a los EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,