Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de

. El Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, tendrá un nuevo Capítulo 12 con el siguiente texto: \ DECRETO'ÑÚMERO ~ 1166 Página2 de 6 Continuación del Decreto "Por el se adiciona el capítulo 12 al Título 3 la Parte 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Libro 2 Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente"\nArtículo 2°. 2.3.12.1. Objeto. El presente capítulo regula la presentación, radicación y constancia de aquellas presentadas verbalmente en forma presencial, por vía telefónica, por medios electrónicos o tecnológicos o a través de cualquier otro medio idóneo para la comunicación o transferencia la voz.

Centralización de la recepción de peticiones verbales. Todas las autoridades deberán en una oficina o dependencia la recepción las peticiones que se les formulen verbalmente en forma presencial o no presencial. Para dicha recepción se funcionarios que permita atender peticiones verbales que destinará el número diariamente se reciban, los cuales deberán tener conocimiento idóneo sobre competencias la entidad. centralizar en su línea atención al cliente, la recepción y constancia de radicación de las peticiones presentadas telefónicamente. ,tn,",rf',rI""., .... ,"' ....,,, .. "', .... Así mismo, autoridades, deberán habilitar los medios, tecnológicos o electrónicos disponibles que permitan la recepción de las peticiones verbales en los términos y condiciones establecidas en el artículo 12.3. del decreto, aun por horas de al público

Presentación y radicación de verbales. radicación de las peticiones presentadas verbalmente de que trata el articulo ..""",,,,,nl'o Capitulo seguirá, en lo pertinente, los requisitos y parámetros establecidos en las leyes 2011 y 1755 de 2015. autoridades constancia y radicar las peticiones que se reciban, por cualquier medio idóneo que garantice la comunicación o transferencia de datos de la información al interior de la entidad. La constancia de la recepción del de petición verbal ,...01"""'"." deberá contener, como mínimo, los siguientes datos: de inmediato y 1, Número de radicado o consecutivo asignado a la petición. y hora de recibido. 3. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de los documentos identidad y de la dirección física o electrónica donde se recibirá correspondencia y se harán las notificaciones. El peticionario podrá agregar número de fax o la dirección electrónica. el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. 4. 5. objeto la petición. razones en las que fundamenta la petición. no presentación de razones en que se fundamenta la no impedirá su radicación, conformidad con el parágrafo 2011 sustituido por el artículo 10 de la 1755 de 2015. del artículo 16 de la La relación de los documentos que se anexan para iniciarla petición. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de la autoridad deberá indicar al peticionario documentos o la información que Página3 de 6 Continuación del "Por cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente" falten, sin que su no presentación o exposición pueda dar lugar al rechazo de la radicación de la misma, de conformidad con el parágrafo 20 del artículo 16 de la 1437 2011 sustituido por el artículo 10 de la Ley 1755 de 2015. 7. Identificación del funcionario responsable de la recepción y radicación de la petición. 8. Constancia explícita que la petición se formuló manera verbal. la de la petición Parágrafo serán responsables de la gestión de las constancias de las peticiones y de la administración de sus archivos, para lo cual diseñaran, implementaran o adecuarán los sistemas o herramientas que permitan la debida organización y conservación, acuerdo con los parámetros y lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Respuesta al derecho de petición verbal. respuesta al derecho de petición verbal deberá darse en los plazos establecidos en la ley. En el evento que se dé repuesta verbal a la petíción, se deberá indicar de manera expresa la respuesta suministrada al peticionario en la respectiva constancia de radicación. No será necesario dejar constancia ni radicar el derecho petición de información cuando la respuesta al ciudadano en una simple orientación del servidor público, acerca del lugar al que aquél puede dirigirse para obtener la información solicitada.

Solicitudes de acceso a la información pública: Para los casos de las de solicitudes de acceso a la información pública, de acuerdo con lo señalado en el artículo Ley 1712 de 2014, todos los sujetos obligados deberán habilitar mecanismos para la recepción de solicitudes manera verbal. Para peticiones relacionadas con trámites y servicios Estado, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1 de 2015, las entidades podrán determinar si la solicitud debe ser presentada por escrito y deberán poner a disposición los usuarios formularios u otros instrumentos estandarizados para facilitar la presentación de la misma. En todos casos, las autoridades deberán informar previamente a los ciudadanos e interesados, a través de su electrónica y otros los tipos solicitudes que ser presentadas por escrito.

Tumos. Las autoridades deberán garantizar un sistema de tumos acorde con las servicIo y nuevas tecnologías una ordenada de peticiones de 2011 verbales, sin perjuicio de lo señalado en el numeral 6 del artículo 5 de la Ley 1

Falta de competencia. es del caso, el funcionario encargado de recibir y radicar la petición verbal informará al peticionario. en el mismo acto de recepción, que la autoridad a la cual representa no es la competente para tramitar su solicitud y procederá a orientarlo para que presente su petición ante la autoridad correspondiente o, en caso de no existir funcionario ,..r.r.,., .....::>ro'r'lro así se lo comunicará ~.~----------------------------------------------------------------------~ DECRETc)'NU-ivIERO'- 1166 Página4 de 6 Continuación del Decreto "Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente". No obstante, el peticionario podrá insistir en que se radique la petición, caso en el cual el funcionario deberá dejar constancia y radicarla, luego de lo cual le dará el trámite correspondiente. En todo caso, la autoridad registrará en la constancia de recepción del derecho de petición el tipo de orientación que se le dio al peticionario.

Inclusión social. Para la recepción y radicación de las peticiones presentadas verbalmente, cada autoridad deberá, directamente o a través mecanismos idóneos, adoptar medidas que promuevan la inclusión social de personas en situación de vulnerabilidad o por razones de discapacidad, especial protección, género y edad. En ese sentido, las autoridades podrán adoptar medidas como, conceder atención prioritaria y diferencial, disponer de personal especializado para recepcionar y apoyar en el desarrollo y precisión de la petición, entre otras.

Peticiones verbales en otra lengua nativa o dialecto oficial de Colombia. Las personas que hablen una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia podrán presentar peticiones verbales ante cualquier autoridad en su lengua o dialecto. Las autoridades habilitarán los respectivos mecanismos que garanticen la presentación, constancia y radicación de dichas peticiones. Cuando las entidades no cuenten con intérpretes en su planta de personal para traducir directamente la petición, dejarán constancia de ese hecho y grabarán el derecho de petición en cualquier medio tecnológico o electrónico, con el fin de proceder a su posterior traducción y respuesta.

Respuesta a solicitud verbal de acceso a información. La respuesta a las peticiones de acceso a información presentadas verbalmente, una vez se surta la radicación y constancia, deberá darse por escrito, de acuerdo a lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, corregido por el artículo 4 del Decreto 1494 de 2015.

Reglamentación interna. Las autoridades deberán reglamentar de acuerdo al artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, la tramitación interna de las peticiones verbales que les corresponda resolver, y la manera de atenderlas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo y en cumplimiento de los términos legales.

Accesibilidad. Las autoridades divulgarán en un lugar visible de acceso al público, así como en su sede electrónica institucional, carteleras oficiales u otros, y el procedimiento y los canales idóneos de recepción, radicación y trámite de las peticiones presentadas verbalmente de que trata el presente capítulo. En todo caso, el funcionario encargado de la recepción de las peticiones verbales deberá indicar al ciudadano la posibilidad de presentarlas y no podrá negar su recepción y radicación con la excusa de la exigencia de un documento escrito, salvo que la petición así lo requiera . En este caso, pondrá a disposición de los interesados formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciarniento, sin costo, a menos que una ley señale expresamente lo contrario .

Seguridad de los datos personales. El tratamiento de los datos personales y protección de la información de quienes presentan verbalmente sus peticiones se someterá a los principios rectores establecidos en el artícu lo 4 de la Ley 1581 de 2012. DECRETO-¡C,}UM'~O '- 1166 Página6 de 6 Continuación del Decreto "Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parle 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente"\nArtículo 2°. 2.3.12.14. Término para la implementación o adecuación de reglamentos internos. A más tardar el 30 de enero de 2017, las autoridades implementarán o adecuarán los mecanismos e instrumentos internos que permitan el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el este capítulo.

Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLíQUESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D. C., a los Ministro de Justicia y del Derecho Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública